APENDICE 1: Configuración y uso de empresas con facturación fija

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Este apéndice lleva como objetivo explicar como se usa Akane software contable en las empresas con facturación fija en las cuales se establece uno o varios planes de servicio para los clientes.

En este apéndice utilizamos como ejemplo una empresa que se dedica a brindar servicios de acceso a internet a varios clientes.

Los módulos incluidos son:

- Crear plan de servicios

- Crear cliente y agregarlo a uno o varios planes de servicios

- Salidas de inventario de almacén para instalaciones de equipos

- Facturación por lotes

- Reporte de inventario prestado

Crear y editar planes

Este formulario nos permite crear y modificar los planes de servicios que vamos a ofertar a nuestros clientes. Estos planes de servicios funcionan como paquetes combinados, es decir que no es solo un plan de servicios que implica una solo orden a cumplir para el cliente, sino, que cada plan consta de tres ordenes con un precio diferente cada una. Otra característica importante es que cada orden incluida en el plan soporta los tres impuestos básicos de servicios vigentes en República Dominicana. El ITBIS puede ser multitasa.

Acceso: mediante el menú de Archivo / Crear planes

Operaciones del módulo

Crear un plan de servicios

1- Escriba el nombre del plan en el campo 'Nombre el plan'

2- Describa el plan a nivel de mercadotecnia en el campo 'Descripción del plan'

3- Utilice los campos “Servicio (1,1,3) Incluido” para describir las ordenes de servicios que incluye el plan

4- Utilice los campos 'Precio servicio' para incluir los precios sin impuesto de cada servicio

5- Introduzca el monto de impuesto a cobra en cada servicio según aplique el caso

Editar plan

1- Seleccione el plan desde el campo 'Nombre el plan'

2- Haga los cambios requeridos y haga clic en el botón de editar

Aplicar plan de servicios a cliente

Acceso: mediante el menú de Archivo / Crear clientes

Operaciones del módulo

Aplicar plan con equipos que son propiedad del cliente

1- Seleccione el cliente pulsando doble clic sobre la tabla de datos

2- Seleccione el plan de servicios desde el campo 'Planes de servicio'

3- En la ficha de contrato solo debe especificar el nombre del empleado que instaló los equipos, tipo de comprobante fiscal a emitir y fecha de inicio del servicio

4- Seleccione la ficha -Técnico- y proceda de la siguiente manera:

5- Haga clic en validar

Aplicar plan con equipos que son propiedad de la empresa

1- Seleccione el cliente pulsando doble clic sobre la tabla de datos

2- Seleccione el plan de servicios desde el campo 'Planes de servicio'

3- En la ficha de contrato solo debe especificar el nombre del empleado que instaló los equipos, tipo de comprobante fiscal a emitir y fecha de inicio del servicio

4- Seleccione la ficha -Técnico- y proceda de la siguiente manera:

5- Haga clic en validar

6- Haga clic en el botón -Equipos- que se muestra a continuación

Prestar equipos a cliente como parte del plan de servicios

1- Seleccione el cliente desde la tabla de datos de la solapa -Clientes-

2- Seleccione el contrato a ser afectado desde el campo -Contratos-

3- Seleccione cada pieza de inventario a prestar al cliente pulsando doble clic sobre estos en la tabla de datos de la solapa -Inventario-

4- Haga clic en validar

Al retornar el módulo de crear clientes y seleccionar el cliente y el correspondiente contrato, veremos en la solapa -Inventario- todos los equipos que hemos prestado al cliente en un contrato especifico. Adicionalmente vemos el monto de los equipos prestados al cliente para un contrato.

Generación de facturas por lotes

Este módulo nos permite generar facturas por cobrar a clientes que tienen un plan de servicios activo.

Acceso: mediante el menú de Herramientas / Facturación por lotes

Operaciones del módulo

Generar un lote de facturas

1- Haga clic en el botón 'Ver' para previsualizar las facturas a emitir

2- Introduzca la fecha de emisión en el campo -Fecha facturas-

3- Haga clic en el botón de Validar. Si la impresora matricial (40 char) esta lista imprima las facturas

Nota: si quiere imprimir las facturas posteriormente puede usar el objeto historial para recuperar un lote y proceder a imprimirlo pulsando el botón de imprimir. Si quiere imprimir un rango introduzcalo en los campos 'Desde y Hasta' y coteje la opción -Imprimir- de color azul.

Eliminar un lote de facturas

1- Utilice el objeto de historial para localizar el lote

2- Haga clic en el botón de eliminar

Reporte de inventario o equipos prestados a clientes

Acceso: mediante el menú Reportes / Artículos / Inventario prestado

Ver reporte:

1- Introduzca el rango de fechas

2- haga clic en ver

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