Monday, June 6, 2011     17:19
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Panel de control general

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Descargar el manual de Akane Software Contable en PDF

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El panel de control general es posiblemente el formulario mas importante del sistema, por lo menos a nivel de configuración. Mediante este podemos cambiar radicalmente la forma de comportamiento de Akane Software Contable. Este es el formulario que le permite convertir el sistema de empresas comerciales a empresas manufacturas y de servicios.

Cada casilla de verificación cambia el comportamiento del sistema de modo que le permite adaptarse fácilmente a cualquier empresa de las que hemos mencionado.

Todas las opciones de este panel surten efecto cuando se reinicia Akane.

Acceso: mediante el menú Configuraciones / Panel de control general

Explicación de las opciones

Panel de control 1

Las facturas de contado se imprimen en 40 caracteres: cuando esta opción esta habilitada cada factura generada por el sistema se imprimirá en formato de 40 caracteres, es decir, cada línea de datos tendrá un máximo de 40 símbolos sean estos números o letras. El tipo de impresora utilizada para este caso puede ser térmica o de impacto (matricial, típicamente usada en bancas de lotería). Estas operan con los puertos /dev/lp0 o /dev/usb/lp0.

Cuando esta opción esta inactiva se imprimirá por la impresora por defecto.

Imprimir notas de crédito siempre: cuando esta opción esta activa y se hace una devolución se imprimirá una pequeña nota en 40 caracteres sin mostrar dialogo de confirmación. La nota de crédito en detalle se imprimirá tras la confirmación del usuario.

Los recibos de ingresos se imprimen duplicados: cuando esta opción esta activa se manda una orden a la impresora de imprimir una copia extra de los recibos de ingreso o comprobantes de cobro a clientes. Útil para las impresoras de inyección de tinta.

Usar conduce de despacho de facturas fraccionadas (conduce pos-entrega): cuando esta opción esta activa y se valida una factura que contiene mercancías cuya ubicación ha sido descrita con la palabra reservada “patio” se desplegará una tabla en la que debemos indicar cuantas unidades se van a incluir en el conduce de despacho. Esta opción es útil para empresas de ferretería las cuales tienen el área de facturación separadas y a cierta distancia de las mercancías.

Los recibos de ingreso se imprimen en 8 ½ x 11: cuando esta opción esta activa y se imprime un recibo de ingreso (cobro de facturas a crédito) se imprimirá el comprobante por la impresora predeterminada, de lo contrario se usara la impresora de 40 caracteres.

Presupuestos se proyectan trimestralmente: cuando esta opción esta activa los presupuestos recogen los datos proyectados y transaccionales en las siguientes fechas:

a) 1r trimestre 01-01-xxxx al 31-03-xxxx

b) 2d trimestre 01-04-xxxx al 30-06-xxxx

c) 3r trimestre 01-07-xxxx al 30-09-xxxx

d) 4t trimestre 01-10-xxxx al 31-12-xxxx

La impresora de 40 char esta conectada por USB: cuando esta opción esta activa se envían los comandos de impresión de facturas al puerto /dev/usb/lp0, de lo contrario se asume /dev/lp0 es decir el puerto paralelo nativo.

Permitir ventas de artículos sin balance disponible: cuando esta opción esta activa se esta dando autorización a los vendedores a generar facturas con productos cuyas existencias son menores o igual a 0.00. Si la opción esta apagada no podrá incluir artículos inexistentes en las facturas generadas.

Solicitar imputBox al escanear producto para introducir unidad: Cuando esta opción esta activa y se usa el lector de códigos de barra o bien se introduce el código de un artículo manualmente se desplegará un cuadro de dialogo solicitando especificar las unidades a vender. Si lo opción esta inactiva se asume que se esta vendiendo solo una unidad.

Cada terminal tiene conectada una impresora para facturar: esta opción indica que las operaciones de facturación se enviaran al puerto de la computadora que general la factura, en caso contrario la factura se enviará a un servidor de impresoras previamente configurado.

Vendedor genera factura y también cobra el efectivo: cuando esta opción esta activa se exigirá al facturador que introduzca la cantidad de dinero cobrado al cliente antes de validar la factura.

AICF es única en la empresa: cuando esta opción esta activa se asume una secuencia única para la emisión de comprobantes fiscales, es decir que aun se estén usando varias terminales los comprobantes se imprimirán siguiendo la misma secuencia,

ej: A010010010200000008 → en la caja número 1

A010010010200000029 → en la caja número 4

Si la opción esta inactiva se obligará a la configuración de cada caja registradora.

Permitir modificar descripciones de los artículos al facturar: cuando esta opción esta activa se permite a los usuario modificar las descripciones de los artículos en el momento de hacer la factura sin embargo estas modificaciones no son permanentes, es decir que afectan solo la factura actual.

Permitir facturas a crédito parcial: cuando esta opción esta activa y se hace una factura a crédito disponemos de un campo para hacer un cobro parcial, ej: si una factura de ventas a crédito asciende al monto de RD$ 1,000 y el cliente decide depositar RD$ 90

obtendremos el siguiente detalle: Monto: 1,000.00

Abono: 90.00

Pendiente: 910.00

Facturas a crédito y conduce pre-entrega se imprimen en 8 ½ x 11: cuando esta opción esta activa y se valida uno de los documentos mencionados se envían los comandos de impresión a la impresora predeterminada, en caso contrario se usará la impresora de 40 caracteres.

Factura a crédito se imprime duplicada por la impresora: cuando esta opción esta activa y se valida una factura a crédito se genera una copia automáticamente.

Incluir pagaré notarial en las facturas a crédito: cuando esta opción esta activa se genera un pagare notarial anexo a las facturas a crédito.

La nómina se prepara mensualmente: cuando esta opción esta activa los sueldos que se asumen en la nómina corresponden a un mes, en caso contrario se utilizara un sueldo quincenal, es decir la mitad del mensual.

Los códigos de los artículos son de 5 caracteres o menos: cuando esta opción esta activa se mostrarán como máximo solo 5 caracteres correspondientes al código del artículo facturado. Cuando la opción esta inactiva se usara una espacio de 13 caracteres como máximo.

Permitir ventas por debajo del costo: cuando esta opción esta activa se pueden vender mercancías con un precio inferior al costo (lo que la empresa paga por la mercancía), es decir, se puede facturar generando perdidas.

Asignar días de crédito a cada factura individual: cuando esta opción esta activa se visualiza un campo para introducir los días de crédito para cada factura en el módulo de facturación. En caso de no activar dicha opción se asumieran 30 días de crédito estándar.

Activar el modo fiscal -A-: el modo fiscal -A- no valída facturas, sino, que hace cotizaciones las cuales se validan desde terminales no fiscales. Debe definirse un computador fiscal el cual permitirá recoger las cotizaciones y convertirlas en facturas e imprimirlas. Esta opción aplica cuando Akane software contable ha sido activado como fiscal. En caso de no habilitar el modo fiscal -A-, pero activando Akane en modo fiscal cada terminal se asumirá como fiscal.

AICF es compartida: Implica que la empresa posee múltiples cajas registradoras en las cuales se generan facturas y también cobran efectivo, pero estas usan la misma secuencia de NCF. A diferencia de la opción “AICF es única en la empresa”, esta requiere una configuración especifica en el formulario de creación de AICF, además se permite que el cajero genere la factura y también cobre el efectivo.

Nota: no recomendamos usar esta opción por motivos legales.

Empresa es informal y no transparenta ITBIS: esta opción implica que los precios de venta incluyen el ITBIS pero no se transparenta en la factura, sin embargo, permite generar el ITBIS a parte como un cargo adicional cuando se generan facturas con crédito fiscal o gobierno. (Esta opción es inaccesible en modo fiscal)

Nota: no recomendamos usar esta opción por motivos legales.

Retenciones de SFS y AFP se aplican por mes juntos en el ISR: En caso de no marcar esta opción se calculará quincenalmente, pero el ISR sera mensual.

Panel de control 2

Eliminar los conduce pre-entrega al convertirlos en factura: cuando activamos esta opción y estamos usando conduce pre-entrega se eliminan automáticamente cuando lo convertimos en facturas. En caso contrario tendremos que eliminar los conduce manualmente en el módulo de conduce pre-entrega.

Activar el envío de KPI de la empresa: al activar esta opción habilitamos el asistente de análisis de Indicadores para que nos envié los resultados por el medio electrónico indicado previamente.

Activar el modo fiscal -B-: Este modo se usa en combinación con el modo fiscal -A- y da como resultado el permitir usar la opción para que el cajero pueda facturar y cobrar efectivo. El computador fiscal estará a la escucha de todos los documentos fiscales emitidos y los imprimirá. Adicionalmente le da la ventaja de que puede usar una impresora fiscal para varios ordenadores y mantener cuadres de caja por usuarios separados.

Activar el doble turno o jornada laboral: Le permite realizar dos cierres de caja por día, e incluso más.

Mostrar mensaje de políticas de mora en facturas a crédito: activar esta opción implica que las facturas a crédito mostrarán un mensaje explicativo sobre los cálculos de la mora en caso de incumplimiento.

La empresa es manufactura o industrial: esta opción activa la visualización de ciertos módulos y objetos para el uso de medidas de volumen y de peso típicas en empresas manufacturas.

Mostrar el buscadores de artículos al pulsar tecla alfanumérica en facturación: Muestra el buscador de artículos al pulsar una tecla alfabética en el módulo de facturación. Evita usar la tecla F2 para tales fines.

Cierre de caja se hace por usuario independiente de la caja: El cierre de cajas se hace en base a el usuario que genera las facturas, desembolsos, devoluciones ingresos adelantados y cobros. Se usa cuando AICF es única.

Asociación para ventas de productos al granel: Hace que Akane se comporte como una empresa o asociación que se dedica a producir algún inventario al granel, por ejemplo cacao, maíz entre otros. Mediante esta opción se habilitan módulos especiales como los son la facturación por quintales, reportes especiales y el estado de costo de producción alternativo, entre otros.

Usar múltiples descripciones en las facturas: Hace que Akane imprima las descripciones extra de los artículos siempre y cuando tengan datos.

Exigir integridad absoluta en devoluciones en compra: Hace que Akane bloquee la devolución de artículos que no corresponden a la factura introducida. Si esta opción esta activada no podrá hacer pagos a suplidores con mercancías que este no les ha vendido.

Generar facturación fija mensual a clientes con un plan: Habilita vario formularios que permiten la generación de facturas mensuales automáticas según planes de renta definidos.

Instrucciones sobre uso de la doble jornada laboral (doble cierre de cajas)

Regla Número 1: Todo lo que se factura en horas comprendidas entre las 12:00 de la noche y las 7:59:59 se factura con fecha del día anterior. Por Ejemplo: Si hoy estamos a 28-05-2016 y usted genera una factura a las 1:00 AM del 29-05-2016 esta se asentara con fecha 28-05-2016. Lo mismo le ocurrirá a todas las facturas del día 29-05-2016 si se genera en horas de 12:00 AM a las 7:59:59.

Regla Número 2: Hay que cerrar la caja para que el turno número 2 se active.

Si hoy estamos a 28-05-2016 y comenzamos a vender a las 8:00 AM (… transcurre el tiempo….) y llega el día 29-05-2016 a las 7:57 AM; si no ha cerrado la caja, Akane va a registrar todas las facturas emitidas en ese intervalo con fecha 28-05-2016 en el turno Numero 1., “si en el turno número 1”.

Otro caso es: Si hoy estamos a 28-05-2016 y comenzamos a vender a las 8:00 AM (… transcurre el tiempo….) y cerramos la caja a las 3:00 PM del día 28-05-2016 se activara automáticamente el turno Número 2, y todo lo que facture de ese momento hasta las 7:59:59 pertenece al turno número 2 del día 28-05-2016.

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Residencial Palo Alto No.5 la Colonia, Carretera Cotuí Cevicos, Cotuí RD 809-863-4305, 829-579-0997