Facturación

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Este módulo nos permite realizar las ventas de mercancías a crédito y de contado, además provee las facilidades para hacer sustituciones de facturas y devoluciones de ventas, cotizaciones, conduce a factura pre-entrega y pos-entrega, cambio de comprobante fiscal, anulación de facturas, descuentos entre otras funciones.

Acceso: mediante en el menú contabilidad / Facturación / Facturar

Antes de explicar las funciones vamos a explicar cada uno de los botones y campos contenidos en el módulo ya que este es posiblemente el módulo con mas funciones que contiene Akane Software Contable.

Operaciones del módulo. Ventas de contado

Ventas de contado

1- Introduzca los artículos a vender utilizando la tecla F2 para mostrar la lista, o utilizando el código directamente en el campo código

2- Modifique las unidades o el precio de venta (si fuera necesario) pulsando doble clic sobre las unidades actuales. Se desplegará un cuadro de dialogo. Se necesita permisos especiales para hacer cambios de precios

3- Seleccione el tipo de comprobante fiscal a emitir

4- Opcionalmente puede introducir el RNC del cliente y su nombre, y también se puede agregar una nota a la factura en el campo 'Nota', respectivamente

5- Dar un clic en validar

Nota: dependiendo de las configuraciones en el panel de control se exigirá o no la introducción del monto de efectivo cobrado en el campo 'Pago $'.

Ventas a Crédito

1- Introduzca los artículos a vender utilizando la tecla F2 para mostrar la lista, o utilizando el código directamente en el campo código.

2- Modifique las unidades o el precio de venta si es necesario

3- Seleccione el tipo de comprobante fiscal a emitir

4- Seleccionar la opción 'A Crédito' (el objeto GridView cambia de color)

5- Seleccionar el cliente; presionando F2 y dar doble clic en la tabla de datos de clientes

6- Dar un clic en validar

Poner una Factura en Cola

1- Proceda como si se tratara de una factura de contado pero no presione el botón de validar

2- Dar un clic en el botón Enviar a Cola, ubicado en la parte inferior del formulario en el acceso 1

Recuperación de una factura que esta en Cola

1- Dar un clic en el botón Cola, el cual se encuentra en la parte superior del módulo

2- Dar doble clic sobre la tabla de datos indicando el documento a recuperar

Hacer una cotización

1- Proceda como si se tratara de una factura de contado pero no presione el botón de validar

2- Dar un clic en el botón de cotizaciones 'Cot', ubicado en la parte superior del formulario

3- Dar clic en validar. Se nos preguntara si queremos guardar la cotización en cola

Hacer una Devolución

1- Buscar la factura utilizando el objeto de historial

2- Dar un clic en el botón devoluciones ubicado en la parte inferior del módulo acceso 1

3- Dar doble clic en la descripción del artículo que se desea devolver

4- Modificar las cantidades a devolver (si es necesario) pulsando doble clic sobre la misma para desplegar un dialogo para tales fines

Hacer una sustitución de factura

1- Buscar la factura con el historial

2- Hacer las modificaciones de lugar

3- Introducir la contraseña para esta acción

4- Seleccionar la opción 'Sustituir factura' ubicada en la parte inferior izquierda del módulo

5- Dar un clic en validar

Nota: esta acción no es posible en modo fiscal. No recomendamos esta acción en modo normal ya que se pierde la formalidad de un sistema contable

Ventas con artículos que se despachan por parte o conduces pos-entrega

Para usar esta función debemos habilitar la opción 'Usar conduce de despacho de facturas fraccionadas' desde el panel de control general.

1- Proceda como si se tratara de una factura de contado

2- Haga clic en validar. Si la factura contiene artículos que cuya ubicación física contiene la palabra clave “patio” entonces se desplegará un asistente para editar el conduce e imprimirlo.

Como se aprecia en la imágen se han facturado cuatro unidades de cemento blanco y cinco unidades de varilla, por defecto se asume que la cantidad a despachar es cuatro y cinco respectivamente, nótese que se reflejan en el campo 'Despachar'.

3- si queremos despachar dos unidades de cemento blanco y una unidad de varilla entonces damos doble clic en el campo 'Despachar' e introducimos las cantidades. Automáticamente se calculara la cantidad pendiente de entrega.

4- Haga clic en el botón 'Validar /Print' para validar el conduce e imprimirlo.

Algunas consideraciones importantes de este tipo de conduce

- Cuando recuperemos mediante el historial una factura que tiene artículos despachados con estos conduce se desplegará el editor de conduce mostrando los artículos pendientes de despacho.

- Cuando se despliega el editor podemos reimprimir un conduce el cual se imprimirá con la etiqueta -copia-. Use el objeto de historial para recuperar los conduces emitidos.

- Cada conduce pos-entrega se va archivando en una lista la cual podemos consultar vía el menú de reportes / varios/ conduce pos-entrega, y conduce pos-entrega pendiente. Mediante estos tenemos conocimiento de las mercancías facturadas pendientes de entrega.

Despacho de mercancías con conduce pre-entrega

Los conduce pre-entrega tienen el objetivo de controlar la mercancías que se van despachando a los clientes pero que no se le ha generado una factura final. Este método de despacho resulta bastante útil para empresas que le venden mercancías a escuelas u otra entidad que tenga reglas similares. Es muy practico hacer 30 despachos de mercancías (o más) y generar una sola factura final a la fecha correcta.

Los conduce pre-entrega se van generando sin afectar el mayor, pero si afectan el auxiliar de inventarios. Cuando se valida la factura final se eliminan los conduce pre-entrega y el movimiento en el inventario, pero se ingresa un movimiento de ventas. Es opcional para el usuario que los conduce pre-entrega se eliminen al momento de validar la factura final, este comportamiento se pueden controlar mediante el panel de control de Akane Software Contable.

Procedimientos

1- Proceda como si se tratara de una factura a crédito

2- Haga clic en la opción 'Conduce pre-entrega'

3- Haga clic en validar

Convertir conduce pre-entrega en factura final

1- Seleccionar el cliente desde la tabla de datos pulsando F2 y doble clic sobre el nombre del cliente

2- Haga clic en el botón 'con' ubicado en la parte superior del módulo para desplegar los conduce pre-entrega en uso

3- Haga doble clic en el número de conduce para que este se cargue en la factura

4- Haga clic en validar

Ventas a crédito parcial

Las ventas a crédito parcial se habilitan desde el panel de control. Cuando se habilita este modo se esta permitiendo al vendedor que cobre una cantidad de dinero la cual no cubre la factura completa y el restante se quedará en un auxiliar de cuentas por cobrar.

En realidad lo que ocurres es que se genera una factura a crédito y se genera automáticamente un recibo de ingreso interno que amortiza la cuenta por cobrar por el valor efectivo recibido.

1- preceda como si se tratara de una factura a crédito

2- Introduzca el monto de efectivo recibido del cliente

3- Haga clic en validar

Eliminar una factura

1- Buscar la factura con el historial

2- Introduzca la contraseña para esta acción

3- Haga clic en eliminar

Eliminar una devolución

1- Haga clic en el botón de devoluciones ubicado en la parte inferior del módulo

2- Introduzca la contraseña para esta acción

3- Introduzca el número de devolución en el historial, o bien use dicho objeto

4- Haga clic en eliminar

Recibir dinero adelantado para ventas futuras

1- Seleccione un cliente previamente creado

2- Introduzca el monto de efectivo a recibir

3- Haga clic en el botón adelantos ubicado en la parte inferior del formulario acceso 1

Eliminar un ingreso adelantado

1- Haga clic en el acceso 2 y luego en Adelantos (botón con X roja). Se desplegará un cuadro en la esquina inferior derecha del módulo

2- Introduzca el número de adelanto y presione la tecla Enter

3- Haga clic en el botón 'Borrar'

Borrar línea de una factura antes de validar

1- Haga doble clic en el código del artículo

2- Haga clic en el botón de eliminar líneas